Saturs
Tradicionālā papīra arhivēšana lielā mērā ir aizstāta vai palīdzēta, glabājot failus datubāzēs datorā. Tradicionālajai arhivēšanai ir priekšrocības un trūkumi. Lai gan papīra faili ir pa rokai un viegli pieejami, tie arī aizņem daudz vietas un papīra atkritumus. Noteikt, vai tradicionālā reģistrācijas sistēma jums ir piemērota, būs atkarīgs no jūsu biznesa. Advokātu birojiem un uzņēmumiem, kuriem ir medicīniskā dokumentācija, var būt lietas, kuras ātri mainās un pieaug, tāpēc tradicionālā papīra kartotēka ir vienīgais efektīvais veids, kā sekot līdzi ikdienas attīstībai.
Viegla piekļuve
Tradicionālajai failu organizēšanai ir viegli piekļūt. Faili fiziski atrodas centrālā vietā. Ja neko nevarat atrast, varat veltiet laiku, lai katru failu izskatītu, līdz atrodat tieši to, ko meklējat. Spēja skatīt, pieskarties un lasīt failus vienmēr var palīdzēt domāt par to, kā ieviest jauninājumus sava biznesa aspektos.
Viegli saprast
Tradicionālās reģistrēšanas sistēmas parasti ir viegli saprotamas. Arhīvus var sakārtot vairākos veidos, tostarp alfabētiskā secībā, pēc priekšmeta vai kompetences, skaitliski, pēc datuma, vietas vai svarīguma secībā. Pat ja sākotnēji nesaprotat izmantojamo kartotēku, to var uzzināt, meklējot arhīvos un pievēršot uzmanību faktoru noteikšanai.
Novecojis
No otras puses, tradicionālo failu arhivēšanu daudzās organizācijās aizstāj dators. Vairāk uzņēmumu skenē un lejupielādē savus failus biroja datoros. Izmantojot šo metodi, darbinieki varēs atrast failus un tos uzreiz augšupielādēt, izmantojot meklēšanas datu bāzes programmatūru, ietaupot laiku un palielinot produktivitāti.
Grūta aizsardzība
Tradicionālai failu arhivēšanai nav pietiekamas aizsardzības. Ugunsgrēki vai citas dabas katastrofas var iznīcināt failus, kā rezultātā var zaudēt uzņēmējdarbību. Tradicionālo failu dublēšana prasa laiku, un to kopēšana, iezīmēšana un atkārtota arhivēšana prasa vairākas stundas.
Vietas un efektivitātes trūkums
Tradicionālā failu organizēšana var izkļūt no rokas. Organizējamo failu skaits pieaug līdz ar jūsu biznesu; tas var kļūt par galvassāpēm, kad jāatrod vieta visiem dokumentiem. Efektīva arhivēšana var kļūt arī par izaicinājumu.
